Sukses KAM di Rumah Sakit

Sukses penanganan bisnis rumah sakit

A.Manajemen Proses

            Manajemen proses didalam perusahaan seringkali melibatkan lintasan divisi lain, baik yang terkait langsung terhadap proses salesnya maupun yang tidak terkait didalam proses ini.

Dalam proses penanganan bisnis rumah sakit ini tentu pihak sales mengharapkan kerjasama yang baik dari divisi lain agar penjualan di rumah sakit dapat bertumbuh serta target collection dapat tercapai.

            Beberapa proses lebih penting dari proses lainnya karena dampaknya kritikal dan esensial bagi kesuksesan perusahaan.

            Dalam mengklasifikasikan atribut suatu proses sebagai proses inti, seyogyanya dipertimbangkan hal berikut :

-        Kepentingan strategis

Tentunya terkait dengan visi dan misi perusahaan

-        Dampak Pelanggan

Apakah berdampak semakin baik pelayanan kita

-        Lintas Sistem Fungsional (cross functional process)

Proses yang melibatkan divisi-divisi lain

     

Rangkaian kegiatan utama (primary activities) sebuah distributor, mulai dari kegiatan menerima order sampai ke penagihan adalah contoh proses inti.

Biasanya setiap perusahaan terdapat berbagai proses fungsional , seperti sales, fakturis, keuangan, kasir, gudang , ekspedisi dan sumber daya manusia.Proses yang melintasi berbagai proses fungsional ini disebut sebagai proses lintas fungsional.

Sisdur yang ketat biasanya juga terjadi pada organisasi piramida yang sangat hirarkis dan fungsional. Lapisan atas-bawah sangat banyak dan batas atau fungsi sangat ketat.

            Seorang Sales sector rumah sakit (SRH) yang gampang berjanji pada rumah sakit tanpa konsultasi dulu dengan internal bisa celaka. Kenapa? Karena orang lain dari divisi lain tidak merasa ikut berjanji karena itu tidak merasa ikut bertanggung jawab .

Pelanggan tidak akan mau tau sisdur yang ada di internal distributor, pokoknya pihak Rumah Sakit supaya mendapatkan pelayanan baik.

Dalam hal ini cross functional process harus dijalankan dengan baik semua bagian di cabang harus bekerja sama disebut Interfunctional team (Kerjasama fungsi).

Secara sederhana, kerjasama fungsi/ system  :

1.Harus ada tekanan bahwa semua fungsi memiliki sub ordinate goal yang terkait dengan peningkatan kualitas pelayanan rumah sakit

2.Perubahan penilaian atas kinerja fungsi/proses.

Proporsi penilaian penanganan pelanggan khususnya rumah sakit dititikberatkan pada penciptaan nilai tambah terhadap proses pelayanan pada pembeli.

Bagaimana menciptaan kooperasi dan sekaligus kompetisi antar fungsi terutama di cabang.

Harus ada system penilaian yang bisa menampung kompetisis sekaligus memaksa bekerja sama misalnya : The best branch

 

 

Bagan 3 : Sistem Pendekatan Proses

 

Hasil (Outcome) pelanggan

Proses Distributor

Kemampuan (Ability) Pelanggan

                          Persyaratan                                          Persyaratan

 

                         Masukan/input                                   Keluaran/output

 

            Dengan pendekatan proses, system dapat digambarkan sebagai berikut :

1.Pelanggan (customer rumah sakit) adalah para individu yang mengharapkan barang, jasa atau keluaran diserahkan kepadanya

2.Hasil (Outcome) adalah kemampuan keluaran untuk memuaskan pelanggan.

3.Persyaratan yang bisa dilihat dari pelanggan adalah uraian keluaran yang diharapkan pelanggan.

4.Kemampuan (Ability) adalah kapasitas untuk melaksanakan berbagai tugas dan aktivitas dalam memberi masukan.

5.Proses adalah transformasi sumber daya yang diberikan oleh pemasok menjadi keluaran. Transformasi adalah tugas, aktivitas dan prosedur di dalam proses nilai tambah pada masukan dengan mengolahnya menjadi nilai tambah pada keluaran pada pelanggan.

 

 

 

 

Untuk menangani dengan baik, seorang salesman/ collector/ supervisor bahkan manager harus memahami sebuah proses aktivitas dengan tujuan efisien. Semua pekerjaan dapat dilakukan dengan sistematis.

a.Kemampuan Individu

Hanya melalui perilaku dan kinerja orang yang berubah, perubahan pada proses tertentu dapat terjadi. Seorang salesman yang baik dapat menghandle sebuah pelanggan besar seperti rumah sakit yang penuh detil dan liku-likunya, kemampuan untuk memecahkan masalah atau persoalan yang terjadi di key accountnya

b.Tata Nilai

Istilah tata nilai menunjukan pedoman prinsip dan atau perilaku untuk mewujudkan bagaimana organisasi adan anggotanya diharapkan bertindak.

Tata nilai seorang salesman  sesuai aturan dimana etika dalam melakukan pekerjaan sudah diatur secara tegas,  harus mengkedepankan rasa sosial yang tinggi, kepedulian terhadap kepentingan pasien akan obat.

Manajemen proses

Bagaimana mengatur proses (mulai dari proses standarisasi rumah sakit, PO, pembayaran, pengiriman barang dll)  dengan baik sehingga menghasilkan Hasil yang memuaskan.

 

..Ketika proses yang melibatkan divisi lain tidak berjalan semestinya sesuai alur maka yang didapatkan adalah Kehancuran…

B.Manajemen aliran Kas

            Pertumbuhan dalam bisnis rumah sakit memang lebih berbahaya bagi arus uang daripada dalam penurunan dalam bisnis. Pertumbuhan dalam penjualan segera diikuti dalam pertumbuhan dalam piutang. Pertumbuhan yang tidak dikelola merupakan ancaman serius bagi sebuah perusahaan dalam ukuran apapun.

            Perusahaan merasa senang dengan pertumbuhan bisnis di sector rumah sakit tetapi ternyata beberapa rumah sakit besar telat dalam pembayaran dari ketentuan, ketentuan 30 hari dibayarkan 90 hari mengakibatkan cash flow perusahaan ikut-ikut terimbas tidak sehat

Jagalah kewaspadaan terhadap arus kas di cabang perusahaan dengan kontrol terhadap proses pembayaran rumah sakit ke perusahaan.

Ada empat cara mengukur piutang pelanggan :

1.Yang paling besar ke yang paling kecil

Cek piutang terbesar terlebih dahulu agar bisa ditagih masuk ke bulan berjalan setelah itu baru piutang yang nilainya lebih kecil

2.Cash on delivery, 30 hari

Normalnya adalah pembelian credit 30 hari, untuk jangka waktu lain tergantung tipe bisnis.

3.Angka Penjualan harian dalam piutang

Setiap penjualan harian tentu akan jadi nilai piutang dibulan berikutnya.

 

 

4.Tingkat resiko kredit

            Alasan untuk menganalisis piutang adalah untuk mengupas persoalan-persoalan pembayaran terlambat, memperlihatkan kesulitan-kesulitan adminsitratif (seperti tagihan terselip, dokumen tidak benar dan sebagainya) mengenai sebuah piutang maupun kuantitas uang pelunasan.

Setiap kategori ukuran menyatakan perangkat respons manajemen yang berbeda. Yang paling besar sampai ke yang paling kecil menyatakan ke perusahaan dimana harus pertama kali dimulai.

Penjualan harian dalam ukuran piutang menyatakan ke perusahaan , jika efiesiensi penagihan keseluruhan sedang diperbaiki atau sedang menurun, dan tingkat evaluasi resiko akan mengindikasi pelanggan yang memerlukan perhatian khusus.

Kelambatan pola-pola pembayaran :

1.Tidak ingin membayar karena tagihan tidak benar.

Ada discount yang berbeda, ada janji dari principal dsb

2.Tidak dapat membayar karena para pelanggan tidak punya uang.

3.Tidak mau membayar karena para pelanggan mencoba untuk “licik” atau mungkin tidak etis.

 

 

 

 

 

 

 

C.Manajemen personil

            Dalam penanganan SRH melibatkan personil atau sumber daya manusia lintas divisi seperti : salesman, fakturis, sales service, administrasi, operasional, gudang dan ekspedisi sudah sewajarnya perlu focus dalam penanganan.

            Kategori fokus salesman dalam suatu organisasi menelaah system kerja organisasi ; penggunaan, pengelolaan, pengembangan salesman serta pembelajaran dan motivasi salesman atau jajaran organisasi sehingga mampu mengembangkan dan memanfaatkan seluruh potensi agar selaras dengan seluruh sasaran, strategi dan rencana kerja perusahaan.

1) Pembinaan Personil

 

Pembinaan SRH tidak hanya dilakukan oleh Supervisor saja tetapi oleh BM dan NSM

 

yang harus dilakukan secara rutin dan berkelanjutan.

Layaknya seorang anak yang butuh perhatian orang tua , maka sales supervisor dan BM adalah orang tua salesman di kantor yang terkadang menjadi tempat pengaduan semua masalah dilapangan,

Fungsi pembinaan meliputi :

-        Kontrol harian pekerjaan SRH

-        Coaching terhadap masalah-masalah harian yang terjadi dilapangan, diupayakan semua keluhan atau permasalahan dapat diselesaikan di hari yang sama tanpa menunda-nunda

-        Motivasi terhadap performance salesman

 

Tujuan SRH Sukses

·        Menurut survey di dunia ini hanya 3% orang yang menulis apa yang menjadi tujuan hidupnya,demikian hal nya Salesman  yang mau sukses harus berani menulis dengan jelas apa tujuan hidupnya?

·        Menurut survey orang yang menulis tujuan hidupnya termasuk yang 3% tersebut diatas ,ternyata tingkat kesuksesannya 33 kali lebih sukses di banding orang yang tidak pernah menulis tujuan hidupnya.

Kunci tujuan hidup agar jadi SRH sukses,yaitu :

·        Agar menjadi Sales Sukses kita harus bisa membayangkan dengan detail jika tujuan hidupnya tercapai

·        Agar menjadi Sales sukses kita harus bisa Menuliskan tujuan hidup dengan jelas , detail dan tahu bagaimana cara mencapainya

·        Sebagai Conductor yang mengatur irama kerja divisi lain dengan baik sehingga menghasilkan alunan nada yang singkron

Tindakan SRH Sukses

·        Seorang Salesman sukses harus Focus dengan pekerjaan dan dapat mengatur dengan baik hubungan dengan divisi lain (orang lain) yang akan mengantarkannya ke tujuan hidupnya.

·        Seorang Sales sukses harus bisa Memodifikasi strategi dari perusahaan atau seniornya yang sudah sukses terlebih dahulu di sesuaikan dengan style dan karakter pribadinya.

Dan berani dengan cepat berubah jika apa-apa yang sudah dilakukan selama ini keliru atau tidak menuju jalur kesuksesan, harus menganti dengan strategi baru

·        Seorang SRH sukses harus mempunya ke Cepatan diatas rata-rata sales lain. Kecepatan dalam bekerja, kecepatan dalam menganalisa kebutuhan customer,kecepatan dalam melihat peluang, kecepatan dalam mencari prospect,kecepatan dalam melihat masalah dan memberi solusi yang tepat, dsb

·        Seorang SRH Sukses harus lebih Kreatif dari sales pada umumnya,Kreatifitas itu bisa kita lihat dari strategi yang dibuat yang mungkin dianggap tidak masuk akal lalu di modifikasi menjadi masuk akal,Salesman pada umumnya belum berpikir kesana ,tapi salesman sukses yang kreatif justru sudah melakukannya.

·        Seorang SRH lebih mementingkan kerjasama dengan semua divisi di internal sehingga bahasa yang digunakan adalah satu bahasa yakni bahasa kerjasama.

·        Seorang SRH sebenarnya adalah Junior Supervisor atau calon-calon supervisor yang dapat bekerja independent atau mandiri sehingga sebagai modal kelak ada promosi jabatan sudah biasa menghandle pekerjaan sesulit apapun.

 

 

 

2) Pembinaan Teritory

 

-        Target kerja : penjualan, tagihan dan kunjungan

Memahami harapan-harapan principal didalam mengelola bisnis rumah sakit dan yang juga dapat memuaskan pihak rumah sakit dengan keberadaan kita.

 

-        Prioritas Rute perjalanan kunjungan

 

-        Pembinaan customer relation ship yang baik kesemua bagian tidak hanya bagian pembelian dan keuangan tetapi keseluruh jaringan rumah sakit termasuk Satpam